Versicherungsdaten im Immobilienportfolio konsolidieren
Versicherungsdaten eines Portfolios zu konsolidieren heißt: alle Policen, Nachträge und Schadenaufstellungen aus Verwaltungen, Versicherern und Postfächern einsammeln, jede Angabe mit ihrer Fundstelle erfassen und je Objekt und Vertrag in eine einheitliche Struktur bringen. Erst dann lassen sich Deckung, Summen, Prämien und Schäden über den Bestand vergleichen.
- QuellenVerwaltung, Versicherer, Postfach
- EinheitObjekt und Vertrag
- BelegFundstelle je Angabe
- Lesezeit4 Minuten
Carla Stoltze · Geschäftsführerin · Versicherungsmaklerin
Warum die Daten verstreut sind
Versicherungsunterlagen entstehen an vielen Stellen und werden selten zusammengeführt.
In einem gewachsenen Portfolio liegen die Versicherungsunterlagen dort, wo sie entstanden sind. Die eine Verwaltung führt digitale Akten, die andere Papierordner. Nachträge kommen per Post, Beitragsrechnungen per E-Mail, Schadenaufstellungen nur auf Nachfrage. Bei Zukäufen kommen die Unterlagen des Verkäufers dazu, oft unvollständig.
Hinzu kommt, dass Versicherer ihre Verträge umstellen. Scheinnummern ändern sich, Verträge werden zusammengelegt oder aufgeteilt, Bedingungswerke werden ersetzt. Wer nur den letzten Versicherungsschein kennt, sieht nicht, welche Nachträge danach kamen.
Das Ergebnis ist ein Datenstand, der für jedes Reporting neu zusammengesucht wird und trotzdem nie ganz vollständig ist.
- Unterlagen bei mehreren Verwaltungen in unterschiedlicher Form
- Nachträge, Rechnungen und Schadenlisten in getrennten Kanälen
- Vertragsumstellungen und Nummernwechsel der Versicherer
Wie die Erhebung abläuft
Die Erhebung verbindet Dokumente, Versichererabfrage und Rückfragen am Objekt.
Am Anfang steht eine Bestandsliste mit den Objekten und den zuständigen Verwaltungen. Dazu kommt eine Vollmacht, mit der wir Unterlagen direkt beim Versicherer anfordern können. Parallel fordern wir bei den Verwaltungen an, was dort vorliegt.
Jedes Dokument wird seitengetreu ausgelesen. Versicherer, Vertragsnummer, Objekt, Summen, Bausteine, Selbstbehalte und Besondere Vereinbarungen werden mit der Seite und dem Textausschnitt erfasst, aus dem sie stammen. Unklare oder widersprüchliche Angaben gehen in eine manuelle Prüfung durch einen Versicherungsexperten.
Für Angaben, die nur am Objekt bekannt sind, etwa Wohnfläche, Gewerbeanteil oder Leerstand, schicken wir der zuständigen Stelle einen Link. Dort werden die Daten je Objekt bestätigt oder korrigiert, ohne Tabellen hin und her zu schicken.
- Bestandsliste und Vollmacht als Ausgangspunkt
- Auslese jeder Police mit Seite und Textausschnitt
- Objektdaten per Link bestätigen oder korrigieren lassen
- Prüfung unklarer Angaben durch Versicherungsexperten
Das Datenmodell: Objekt, Vertrag, Schaden
Konsolidierung braucht eine Struktur, die Portfolios mit Rahmenverträgen und Einzelpolicen gleichermaßen abbildet.
Ein belastbarer Datenstand hat drei Ebenen. Das Objekt mit seinen Merkmalen wie Baujahr, Fläche, Einheiten und Nutzung. Der Vertrag mit Versicherer, Laufzeit, Summen, Bausteinen und Prämie, normiert auf eine Jahresnettoprämie. Und die Schäden mit Datum, Ursache, Zahlung und Reserve.
Ein Vertrag kann mehrere Objekte abdecken, etwa bei Rahmenverträgen, und ein Objekt kann in mehreren Verträgen stehen, etwa Gebäude und Haftpflicht getrennt. Das Modell muss beides abbilden, sonst stimmen die Summen über das Portfolio nicht.
Wichtig ist auch die Herkunft. Jede Angabe trägt ihre Quelle. So lässt sich bei jeder Zahl im Bericht zeigen, aus welchem Dokument sie kommt.
- Objektmerkmale, Vertragsdaten und Schäden getrennt und verknüpft
- Prämien auf Jahresnetto normiert
- Rahmenverträge und Mehrfachzuordnungen abgebildet
- Quelle und Prüfstatus an jeder Angabe
Den Stand halten
Der Wert entsteht, wenn der Datenstand fortgeschrieben wird.
Eine einmalige Konsolidierung veraltet schnell. Neue Objekte, Nachträge, Schäden und Beitragsanpassungen verändern den Stand laufend. Deshalb gehört zur Konsolidierung ein Prozess, der neue Unterlagen automatisch zuordnet.
Post von Versicherern wird dem richtigen Vertrag zugeordnet, auch wenn sich die Nummer geändert hat. Fehlende Unterlagen werden automatisch beim Versicherer angefragt und nach einer Frist erneut angemahnt, bis sie vorliegen. Schäden werden bei jedem Schritt fortgeschrieben. Zum nächsten Stichtag baut die Auswertung auf dem vorigen Stand auf, und Veränderungen sind sichtbar.
Das Asset Management erhält den Stand je Objekt, Gesellschaft und Verwaltung als Bericht und auf Anfrage jederzeit dazwischen. Über Export und Schnittstellen fließen die Daten in Portfoliomanagement- und Reportingsysteme.
- Eingehende Unterlagen dem Vertrag zuordnen
- Fehlende Unterlagen automatisch anfragen und anmahnen
- Schäden und Nachträge laufend nachführen
- Berichte, Export und Schnittstellen für das Asset Management
- Veränderungen zum Vorstichtag ausweisen
Häufige Fragen
Woher kommen die Daten, wenn die Verwaltungen unvollständig liefern?
Mit einer Vollmacht fragen wir Vertragsstände und Schadenaufstellungen direkt beim Versicherer ab. Das schließt die meisten Lücken, die bei Verwaltungen entstehen.
Wie lange dauert die erste Konsolidierung?
Das hängt von Umfang und Zustand der Unterlagen ab. Die Auslese selbst läuft schnell. Die meiste Zeit kostet das Nachfordern fehlender Dokumente bei Verwaltungen und Versicherern.
Bekommen wir die Daten auch für unsere eigenen Systeme?
Ja. Neben dem Bericht gibt es einen Export je Objekt und Police, der sich in Reporting- oder Portfoliomanagementsysteme übernehmen lässt.
Garantiert Field & Folio eine bestimmte Deckung oder Regulierung?
Nein. Deckung und Regulierung hängen immer vom konkreten Vertrag, den Bedingungen und dem Sachverhalt ab. Wir bereiten die Informationen auf, prüfen offene Punkte und begleiten die Klärung mit dem Versicherer.
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Quellen
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