Schadenmanagement für Immobilienportfolios
Aktives Schadenmanagement im Immobilienportfolio heißt: jeden Schaden von der Meldung bis zur Zahlung nachverfolgen, Unterlagen vollständig einreichen, Fristen halten und den Stand über alle Objekte und Verwaltungen im Blick behalten. Es entlastet das Asset Management und hält den Schadenverlauf beherrschbar.
- UmfangMeldung bis Zahlung
- SichtAlle Objekte und Verwaltungen
- NutzenEntlastung und Verlauf
- Lesezeit3 Minuten
Carla Stoltze · Geschäftsführerin · Versicherungsmaklerin
Warum Schäden im Portfolio liegen bleiben
Ohne feste Zuständigkeit verlieren Schäden Zeit und Geld.
In einem Portfolio mit mehreren Verwaltungen gibt es zu jedem Zeitpunkt offene Schäden. Jeder einzelne ist überschaubar, zusammen binden sie viel Zeit. Rückfragen des Versicherers bleiben liegen, Gutachtertermine verschieben sich, Rechnungen werden nicht eingereicht. Am Ende werden Schäden zu spät oder zu niedrig reguliert.
Im Asset Management fehlt meist die Kapazität, das zu verfolgen. Die Verwaltungen arbeiten unterschiedlich gründlich. Und ohne Gesamtsicht fällt nicht auf, wenn sich Schäden an einem Objekt häufen.
- Viele offene Schäden über mehrere Verwaltungen
- Rückfragen und Fristen ohne Nachverfolgung
- Keine Gesamtsicht auf Häufungen
Was aktives Schadenmanagement umfasst
Von der Meldung bis zur Zahlung, mit einem festen Ansprechpartner.
Ab der Meldung wird jeder Schaden einem Vertrag und einem Objekt zugeordnet, mit Datum, Ursache und geschätzter Höhe. Wir prüfen, welche Deckung greift, welche Unterlagen der Versicherer braucht und welche Fristen laufen.
Danach verfolgen wir den Schaden bis zur Zahlung: Gutachter begleiten, Kostenvoranschläge und Rechnungen einreichen, Rückfragen beantworten, Abschlagszahlungen anfordern. Wo der Vertrag es vorsieht, machen wir auch Positionen wie Mietausfall oder Regiekosten geltend.
Jede Entscheidung des Versicherers wird mit Betrag und Begründung festgehalten. Abweichungen von dem, was der Vertrag hergibt, gehen in die Klärung.
- Zuordnung zu Objekt und Vertrag ab der Meldung
- Deckungsprüfung und Fristenkontrolle
- Antwortfristen des Versicherers automatisch überwachen und nachfassen
- Abschlagszahlungen nach § 14 VVG einfordern
- Stand aller Schäden proaktiv berichten
- Nachverfolgung bis zur Zahlung
- Mietausfall und Regiekosten, wo vereinbart
Die Schadenübersicht als Steuerungsinstrument
Aus der Abwicklung entsteht die Datengrundlage für Verhandlung und Reporting.
Werden alle Schäden in einer Struktur geführt, entsteht nebenbei eine Datengrundlage, die weit über die Abwicklung hinausgeht. Schadenquote je Objekt und Vertrag, Häufigkeit je Gefahr, Durchschnittsschaden und offene Reserven lassen sich jederzeit auswerten.
Diese Zahlen sind die Grundlage für Gespräche mit dem Versicherer, für die Entscheidung über Sanierungsmaßnahmen und für das Reporting an Investoren. Wer sie selbst führt, sieht ein Sanierungsverlangen kommen, bevor es geschrieben wird.
Jeder Schaden wird mit Stand, Betrag, nächstem Schritt und Frist geführt, und das Asset Management erhält diesen Stand regelmäßig. Rückfragen des Versicherers und offene Unterlagen werden automatisch nachgehalten, bis der Schaden abgeschlossen ist.
- Schadenquote je Objekt und Vertrag
- Häufungen nach Gefahr und Bauteil
- Grundlage für Verhandlung und Investorenreporting
Zusammenarbeit mit Verwaltungen und Dienstleistern
Klare Rollen verhindern doppelte Arbeit und Lücken.
Schadenmanagement ersetzt nicht die Verwaltung vor Ort. Sie bleibt erste Ansprechpartnerin für Mieter, beauftragt Notmaßnahmen und Handwerker. Wir übernehmen den Teil, der Versicherungswissen braucht und Zeit kostet: Deckung klären, Unterlagen vollständig machen, Versicherer und Gutachter steuern.
Für jede Verwaltung legen wir einmal fest, wer was meldet und in welcher Form. Danach läuft jeder Schaden nach demselben Muster, unabhängig davon, welche Verwaltung ihn meldet. Das Asset Management sieht nur noch den Stand und wird bei Entscheidungen einbezogen.
- Verwaltung vor Ort: Mieter, Notmaßnahmen, Handwerker
- Field & Folio: Deckung, Unterlagen, Versicherer, Gutachter
- Asset Management: Stand und Entscheidungen
Häufige Fragen
Wer meldet den Schaden, wir oder die Verwaltung?
Das legen wir je Portfolio fest. Häufig meldet die Verwaltung vor Ort, und wir übernehmen ab der Meldung die Nachverfolgung, die Unterlagen und die Abstimmung mit dem Versicherer.
Was passiert bei strittigen Schäden?
Wir bereiten den Sachverhalt mit Vertragsstelle und Unterlagen auf und vertreten Ihre Position gegenüber dem Versicherer. Rechtliche Fragen geben wir früh an Ihre Anwälte weiter.
Sehen wir den Stand aller Schäden?
Ja. Jeder Schaden steht mit Stand, Betrag und nächstem Schritt in der Übersicht, je Objekt und über das ganze Portfolio.
Garantiert Field & Folio eine bestimmte Deckung oder Regulierung?
Nein. Deckung und Regulierung hängen immer vom konkreten Vertrag, den Bedingungen und dem Sachverhalt ab. Wir bereiten die Informationen auf, prüfen offene Punkte und begleiten die Klärung mit dem Versicherer.
Weiterlesen
Quellen
Wie sieht das in Ihrem Bestand aus? Wir sehen es uns an.