Regiekosten beim Versicherungs­schaden prüfen

Zuerst die Vertragsgrundlage prüfen

Die Bezeichnung einer Tätigkeit allein begründet noch keine Erstattung.

Bei jedem größeren Schaden entsteht in der Verwaltung Arbeit: Handwerker beauftragen, Termine mit Sachverständigen abstimmen, Bewohner informieren, Rechnungen prüfen, Schriftverkehr mit dem Versicherer führen. Diese Arbeit ist in der Grundvergütung vieler Verwalterverträge nicht vollständig abgebildet.

Die Musterbedingungen des GDV sehen eine Erstattung solcher Verwaltungskosten nicht vor. Sie ersetzen den Sachschaden und bestimmte Kosten wie Aufräumung, Abbruch, Bewegungs- und Schutzkosten. Einige Versicherer und viele Sonderkonzepte für Verwaltungen enthalten aber eine eigene Klausel für Regie- oder Schadenbearbeitungskosten, oft als Prozentsatz des Schadens oder als Pauschale mit Höchstbetrag.

Davon zu trennen ist die Frage, ob die Verwaltung diese Arbeit gegenüber der Gemeinschaft abrechnen darf. Das regelt der Verwaltervertrag, oft mit einer Sondervergütung für die Bearbeitung von Versicherungsschäden. Beide Wege können nebeneinander bestehen, sollten aber nicht doppelt abgerechnet werden.

• Versicherungsschein, Bedingungen und besondere Vereinbarungen lesen
• Voraussetzungen, Grenzen und mögliche Berechnungsmethode dokumentieren
• Vertragliche Position von internen Benchmarks unterscheiden

Tätigkeit und Schaden verbinden

Eine mögliche Position muss dem konkreten Schaden und einer nachweisbaren Tätigkeit zugeordnet werden.

Wo eine Regiekostenklausel besteht, verlangt der Versicherer in der Regel einen Nachweis. Er will sehen, dass die Tätigkeit zum konkreten Schaden gehört und über das Übliche hinausging.

Hilfreich ist eine einfache Dokumentation je Schaden: Datum, Tätigkeit, Dauer, beteiligte Personen. Wird sie laufend geführt, entsteht der Nachweis nebenbei. Wird sie erst am Ende rekonstruiert, bleibt sie angreifbar.

• Art, Umfang und Zeitpunkt der Tätigkeit festhalten
• Bezug zu Schaden, Dienstleister und Kommunikation dokumentieren
• Doppelerfassungen und nicht zuordenbare Pauschalen vermeiden

Einreichung und Entscheidung trennen

Field & Folio kann eine mögliche Position prüfen und aufbereiten. Die Entscheidung über Anerkennung und Höhe trifft der Versicherer.

Wir prüfen bei jedem Schaden, ob der Vertrag eine Position für Regiekosten vorsieht, und bereiten die Einreichung auf. Über Anerkennung und Höhe entscheidet der Versicherer. Das gehört offen gesagt.

Über ein Jahr zeigt sich, wie viel über diesen Weg tatsächlich zurückfließt. Diese Zahl ist ein Argument für die nächste Vertragsverhandlung, etwa um eine Regiekostenklausel in einen Rahmenvertrag aufzunehmen.

• Unterlagen vollständig und nachvollziehbar einreichen
• Rückfragen und Entscheidung am Schaden dokumentieren
• Erhaltene und abgelehnte Beträge im Reporting getrennt ausweisen

Was ein typischer Schaden an Verwaltungsarbeit bedeutet

Der Aufwand wird oft unterschätzt, weil er über Wochen verteilt anfällt.

Ein mittlerer Leitungswasserschaden in einem Mehrfamilienhaus zieht eine Kette von Aufgaben nach sich: Erstmeldung, Leckortung beauftragen, Trocknungsfirma koordinieren, Termine mit Bewohnern abstimmen, Gutachter begleiten, Angebote für die Wiederherstellung einholen, Rechnungen prüfen und einreichen, Rückfragen beantworten. Dazu kommt die Abgrenzung zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum.

Dieser Aufwand bindet Zeit in der Verwaltung, die an anderer Stelle fehlt. Eine saubere Erfassung zeigt, wie viel Arbeit Schäden tatsächlich machen. Das ist nützlich für die Frage nach Regiekosten und für die Kalkulation des Verwaltervertrags.

• Aufgaben je Schaden mit Zeitaufwand erfassen
• Aufwand über das Jahr auswerten
• Ergebnis für Vertrag und Verhandlung nutzen