Beiratsberichte zur Versicherung auf Knopfdruck

Was in den Bericht gehört

Der Beirat braucht Überblick, keine Aktenkopien.

Der Verwaltungsbeirat einer WEG unterstützt und überwacht die Verwaltung. Seit der Reform 2020 ist seine Rolle in § 29 WEG geregelt. Versicherungen gehören zu den Themen, die ein Beirat regelmäßig sehen will, weil sie einen großen Posten im Wirtschaftsplan ausmachen und im Schadenfall für alle Eigentümer wichtig sind.

Ein guter Bericht beantwortet vier Fragen. Was ist versichert und zu welchen Bedingungen? Was ist im letzten Jahr passiert? Warum hat sich die Prämie verändert? Was muss entschieden werden? Mehr braucht es nicht, und weniger reicht nicht.

Für Eigentümer außerhalb von WEGs gilt dasselbe in anderer Form. Asset Manager berichten an Investoren, Genossenschaften an Aufsichtsrat und Vertreterversammlung. Die Inhalte ähneln sich.

• Vertragsstand mit Versicherer, Laufzeit, Summe und Selbstbehalt
• Schäden des Jahres mit Stand der Regulierung
• Prämienentwicklung und ihre Gründe
• Offene Punkte mit Empfehlung

Warum er meist Arbeit macht

Der Aufwand entsteht, weil die Daten verstreut liegen.

Die Informationen liegen an vielen Orten. Der Versicherungsschein im Ordner, Nachträge im Postfach, Schadenstände beim Versicherer oder beim Sachverständigen, Prämienrechnungen in der Buchhaltung. Für einen einzigen Bericht müssen alle Quellen zusammengetragen werden.

Bei vielen Objekten vervielfacht sich der Aufwand. Und weil jeder Bericht einzeln entsteht, sieht jeder anders aus. Ein Vergleich über Objekte oder Jahre ist kaum möglich.

• Unterlagen aus Ordnern, Postfächern und Versichererportalen
• Schadenstände, die erst erfragt werden müssen
• Kein einheitliches Format über die Objekte

Wie er auf Knopfdruck entsteht

Werden Vertrag und Schäden laufend in einer Struktur geführt, ist der Bericht eine Ausgabe dieser Daten.

Werden Verträge, Nachträge und Schäden laufend in einer gemeinsamen Struktur geführt, ist der Bericht keine eigene Arbeit mehr. Er ist eine Ansicht auf Daten, die ohnehin gepflegt werden.

Dasselbe gilt für den Rest des Jahres. Fragt ein Eigentümer nach dem Stand eines Schadens, steht die Antwort bereit. Kündigt ein Versicherer eine Erhöhung an, ist der Verlauf der letzten Jahre sofort sichtbar.

• Ein Datenstand für alle Objekte
• Schäden werden bei jedem Schritt aktualisiert
• Bericht je Objekt oder für den ganzen Bestand

Ein Bericht in vier Abschnitten

So kann ein Versicherungsbericht für den Beirat aufgebaut sein.

Der erste Abschnitt zeigt den Vertragsstand auf einer Seite: Versicherer, Sparten, Summen, Selbstbehalte, Bausteine wie Elementar und Unterversicherungsverzicht, Hauptfälligkeit und Kündigungsfrist.

Der zweite Abschnitt listet die Schäden des Jahres mit Datum, Ursache, Stand und Betrag. Dazu kommt die Schadenquote der letzten drei bis fünf Jahre als einfache Zeitreihe. Der dritte Abschnitt erklärt die Prämienentwicklung und trennt Indexanpassung, Tarifanpassung und Schadenzuschlag.

Der vierte Abschnitt enthält die offenen Punkte mit einer Empfehlung und, wo nötig, einer Beschlussvorlage für die Eigentümerversammlung. So wird der Bericht vom Rückblick zum Werkzeug.

• Vertragsstand auf einer Seite
• Schäden und Schadenquote als Zeitreihe
• Prämienentwicklung nach Ursachen getrennt
• Offene Punkte mit Empfehlung und Beschlussvorlage